Klachtenprocedure

Schriftelijke melding van een klacht

Een klacht of uiting van ontevredenheid over handelen of nalaten van Yoga Capelle wordt schriftelijk gemeld aan Nelleke Slotboom, eigenaar van Yoga Capelle. Een klacht kan betrekking hebben op bejegening, privacy, werkmethode, administratieve afhandeling, financiële afspraken, doorlooptijden en/of overige.

Vertrouwelijkheid

De bescherming van privacy is belangrijk voor u en voor ons. Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Daarom zijn onze bestanden en systemen goed beveiligd, om te voorkomen dat onbevoegden binnen en buiten onze organisatie toegang hebben tot uw persoonsgegevens. Voor vragen over de wijze waarop Yoga Capelle omgaat met persoonsgegevens kunt u contact met Nelleke Slotboom opnemen.

Een klacht moet aan de volgende minimale eisen voldoen:
  • De klager dient zijn/haar naam en adres te vermelden;
  • De klager dient de klacht te voorzien van een dagtekening;
  • De klager dient aan te geven op welke datum of in welke periode de gedraging of de gebeurtenis waartegen de klacht gericht is, heeft plaatsgevonden;
  • De klager dient een omschrijving te geven van de gedragingen of gebeurtenis waartegen de klacht gericht is.
De ontvangstbevestiging

De ontvangst van de klacht wordt binnen enkele dagen schriftelijk bevestigd uiterlijk binnen 14 dagen. De ontvangstbevestiging bevat:

  • Een vermelding van de datum waarop de gedragingen of gebeurtenis waarop de klacht betrekking heeft, heeft plaatsgevonden;
  • Een korte omschrijving van de feiten waarop de klacht betrekking heeft;
  • Een aanduiding van de termijnen binnen welke de behandeling van klacht naar verwachting zal zijn afgerond;
  • De vermelding van een contactpersoon tot wie de klager zich desgewenst kan wenden (indien gewenst, is dit een onafhankelijke derde);
  • Een beschrijving van het verloop van de klachtenprocedure.
Onafhankelijke derde

Indien de klager dit wenst, wordt de klacht behandeld door een onafhankelijke derde;
De uitspraak van desbetreffende onafhankelijke derde partij is bindend.

De beantwoording van de klacht

De klacht wordt binnen een termijn van vier weken na indiening van de klacht afgehandeld.
Indien er een langere termijn nodig is om de klacht te beantwoorden, dan wordt de klager hiervan op de hoogte gesteld en wordt het uitstel toegelicht. Tevens wordt er een indicatie gegeven op welke termijn de klacht wordt beantwoord.
De beslissing van de klacht wordt schriftelijk medegedeeld en bevat:
Een weergave van de klacht;

  • Een weergave van de feiten zoals Yoga Capelle deze ziet;
  • Een gemotiveerde stellingname met betrekking tot de klacht;
  • Een oordeel over de klacht;
  • Een weergave van de eventuele verdere maatregelen die naar aanleiding van de bevindingen ondernomen zijn of zullen worden.
Het inzien van stukken en het horen van de klager

De klager wordt op zijn/haar verzoek in de gelegenheid gesteld de op de zaak betrekking hebbende stukken in te zien en wordt in de gelegenheid gesteld zijn/haar standpunt mondeling toe te lichten. Van de toelichting wordt een verslag gemaakt. Dit verslag wordt naar zowel de klager als degene op wie de klacht betrekking heeft, gestuurd. Degene op wie de klacht betrekking heeft, wordt in de gelegenheid gesteld zijn/haar standpunt toe te lichten. Van deze toelichting wordt een verslag gemaakt welke zowel aan de klager als degene op wie de klacht betrekking heeft, wordt gestuurd.

Archivering

De klachtafhandeling wordt geregistreerd en voor een periode van zeven jaar gearchiveerd.

Interessant? Ik waardeer het als je dit deelt. Dank!
Share on FacebookShare on LinkedInTweet about this on TwitterShare on Google+Email this to someone